|
 Není snad jediná společnost, která by se nemusela vyrovnávat se složitou ekonomickou situací. Zprávy o projekci růstu HDP a oživení ekonomiky střídají názory ředitelů velkých společností z celého světa, kteří očekávají lepší zítřky až koncem příštího roku. Ekonomická realita je však jinde, účty je třeba platit denně a náklady vzít za kratší konec okamžitě.
Zpomalení ekonomického rozvoje ovlivnilo také investice do informačních systémů v dopravních nebo stavebních firmách. Obě skupiny mají značný počet většinou nákladních vozů, těžké techniky a strojů, které svou spotřebou a vysokými pořizovacími náklady ukrajují z jejich profitability. Proto se úsilí majitelů vozových parků neustále orientuje na snižování nákladů.
Ani ne tak dávno se - za jiné situace a dostatku zakázek - na náklady až tak nehledělo a jezdilo se, co to dalo, jenom aby se stihly všechny zakázky. Alfa a omega jsou však náklady a jejich neustálá optimalizace - což v zásadě neznamená jen snižování. Někdy musí dopravci a stavební firmy investovat prostředky, aby byli v blízké budoucnosti konkurenčně na výši, poskytli novou úroveň služeb a v bitvě o klienta získali svůj podíl. Jak na to?
Klíčem je práce s lidmi
Díky „tučným rokům“ dopravci i stavebníci seriózně obměnili vozový park, motory třídy Euro 3 jsou standardem. Flotily se blyští novotou, takže teď jde o využití potenciálu šetření, který nová technika nabízí. Klíčem je vždy práce s lidmi, tedy hlavně s řidiči a obslužným personálem. Ti nejvíce ovlivňují náklady provozu flotily - při jisté generalizaci lze říct, že třetinu provozních nákladů nákladní flotily tvoří palivo (a „těžká noha“ řidiče udělá své), druhou třetinu mzdové náklady a poslední třetinu spolkne režie.
Nedostatečná práce s řidičem dokáže náklady na palivo i mzdu vyhnat nezřídka i o 20 až 30 procent nad optimální hodnotu. Nejpřímější cesta k úsporám je systematická kontrola a výchova řidičů, kteří jezdí po silnicích či po stavbě, a podniky je tedy nemají přímo pod drobnohledem a nemohou je tak dostatečně kontrolovat. Zde dokáží vydatně pomoci systémy pro kontrolu veškerých aktivit flotily Fleet Controlling - což je souhrnný název pro nástroje dispečerského řízení a provozní kontroly vozových a strojových parků.
Investice do IT technologií teď tolik nebolí
Právě investice do IT je momentem, kdy okamžité investiční náklady tak nebolí, protože při zodpovědném používání umožňují ušetřit více, než kolik se na ně vynaloží. Takto vnímaná nová generace IT řešení pro logistiku a správu aktivit vozového parku nejen v kamionové dopravě, ale i v údržbě komunikací, komunálních služeb, distribuci a svozu obecně (pro zboží, odpady, remitendu, svoz a rozvoz peněz atd.) otevírá cestu k úsporám a dává pomyslné kormidlo efektivity do rukou managementu společnosti.
Společnosti používající systémy Fleet Controllingu získávají samostatně fungující a integrovatelný nástroj pro řízení, plánování a optimalizaci zdrojů či komplikovaných dopravních procesů. Spolu s tím si klient obstarává nástroj kontroly nad všemi souvisejícími náklady, a to jak v reálném čase, tak i prostřednictvím ex post profesionálních finančních a manažerských analýz. Jak se to však projeví v praxi?
Nové pomůcky pomohou ke kvalitnějším službám
Hovoří se o potřebě poskytováni lepších služeb, aby si dopravci v budoucnu udrželi klientelu. Jednou z forem zlepšování služeb může být například zpřístupnění portálu (tzv. Web Order Tracking), kde koncoví zákaznici vidí polohu svých zakázek spolu s odhadem času doručení, nebo automatizované zasílání SMS dispečerům či skladníkům, že se náklad blíží a že mají připravit rampu k vykládce.
Koncovým klientům mohou systémy Fleet Controllingu ulehčit například zadávání objednávek do systému, kdy místo papírových objednávek mohou zasílat datové soubory pro import do systému dopravce nebo objednávky vyplňovat přímo v informačním systému dopravce. Při využití senzorů ve vozidlech na měření teploty nebo indikujících otevření nákladového prostoru vozidla má klient více jistoty, že jeho zboží je v bezpečí či pod správným teplotním režimem.
Prvním krokem je definice požadavků
Prvním úkolem dopravní nebo stavební firmy, která potřebuje zavést systém pro Fleet Controlling, je definice požadavků na systém. Dodavatelé systémů se u svých zákazníků setkávají s obecnými a vágními popisy požadované funkcionality, což je často na škodu věci. Oboustranně vítanou možností je analýza aktuálního pracovního postupu a popsání ideálního postupu, který by více využíval možnosti informačních technologií a zároveň respektoval specifika firmy. Takovou analýzu je lépe provést ve spolupráci s poradenskou společnosti nebo s dodavatelem logistických informačních systémů, který má zkušenosti od různých typů klientů. Ale zde je potřeba jednoznačné dohlédnout na to, aby zvolený dodavatel svůj systém neprotežoval. Pečlivá příprava je dobrým vodítkem pro dodavatele.
 Dobře sepsaná analýza je vynikajícím poptávkovým dokumentem, který by zadavatel - dopravní nebo stavební farma - měl použit při oslovení širšího okruhu dodavatelů. Kvalitně zpracovaným analytickým dokumentem zadavatel jednak ukáže, že je v problematice „doma“, a také dodavatelé přesně zjistí, co klient požaduje, a do nabídek nevloží nepotřebné položky. To v konečném důsledku ušetří více, než kdyby celý proces proběhl bez analýzy.
Díky ekonomickému zpomalení mají teď zadavatelé vhodný čas k pořízení informačních systémů pro Fleet Controlling, protože investičních akcí je méně, a dodavatelé se předhánějí v nabízení lepší ceny nebo servisních služeb zdarma. To umožnilo vznik leasingových programů pro pořízení Fleet Controlling systémů, díky nimž firma pořídí hardware i služby s nulovou počáteční investicí. A za 36 nebo 48 měsíců má systém splacený a samotná vozidla či stroje si na své měsíční splátky - ve výši kolem dvou tisíc Kč - každý měsíc vydělají úsporami. Při kontraktu s dodavatelem systémů Fleet Controllingu nesmí být opomenuta servisní smlouva nebo forma technické podpory, protože řidiči se ke kontrolním nástrojům, které nezřídka obsahují i dotykový LCD displej ke komunikaci řidiče s dispečinkem, nechovají zrovna šetrně. Někdy je zásah techniků nevyhnutelný a při dobré servisní smlouvě může dopravní firma požadovat zásah třeba kdekoliv v ČR do 24 hodin od nahlášení závady.
Pomohou leasingové programy
Při využiti leasingových programů k pořízení systémů Fleet Controllingu odpadají jednorázové investice, existuje tedy více prostoru pro úpravy systému přesně na míru procesům konkrétní firmy. A také časem, s rozvojem situace na trzích, změnou nároků klientů na množství poskytovaných informací a komfortu při poskytováni služeb, se také objevují nové potřeby, které je třeba zařadit do stávajícího systému. Na takové pozdější doplnění funkčnosti systému je třeba myslet a průběžně sledovat oblasti, ve kterých je prostor k zlepšování. Už asi není mnoho velkých dopravních či stavebních firem, které by v nějaké formě nepoužívaly Tracking, Monitoring, Fleet Management či Fleet Controlling systémy. Od té nejjednodušší funkcionality (jenom Tracking či Monitoring, tedy pouhé sledování polohy a rychlosti) přes pokročilejší Fleet Management až po nejmodernější Fleet Controlling tyto systémy nabízejí stále vyšší úroveň dohledu a řízení aktivit. Vyšší investice do samotného systému obecné přinášejí vyšší úspory, ale nejsou samospasitelné. Bez práce s lidmi se ani dopravní ani stavební firmy k úsporám nedopracují.
Tomáš Jaroš
Autor působí ve vývojovém týmu yTrack společnosti ySystem |
